Por que investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

As empresas estão cada vez mais digitais e buscando formas interativas e otimizadas para a conclusão de processos burocráticos junto aos seus clientes.

Lidar diariamente com os documentos na versão impressa impactava negativamente a rotina de trabalho e reduz o tempo disponível para a realização de atividades que representam maior lucratividade à empresa.

Com o surgimento dos scanners e o desenvolvimento de softwares que gerenciam documentos em formato digital, o acesso rápido à informação passou a ser uma questão prioritária. Uma possibilidade que agrega os conceitos de credibilidade e de confiança que o mercado (e principalmente o público consumidor) tanto valorizam.

Assim, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) representa um investimento na qualidade dos serviços, na produtividade das funções de registro e checagem de informações. Contribui também na redução de custos com recursos humanos e cópias de documentos que possuem a mesma validade quando convertidos para arquivos em PDF ou outras extensões similares.

Apresentamos neste artigo 20 razões que provam como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos simplifica a burocracia e saiba como utilizá-lo para ter controle sobre os dados e registros documentais da sua empresa.

20 razões para investir no Gerenciamento Eletrônico de Documentos

1. Preservação dos documentos

Mesmo que você conserve as vias originais (impressas) dos documentos, não dá para evitar a ocorrência de modificações justificadas pelas ações do tempo, considerando as possibilidades de incidentes nos arquivos físicos e as vulnerabilidades do papel.

Preservando os documentos em formato digital, você evita esses problemas e consegue armazenar uma alta quantidade de arquivos que não sofrerão alterações “naturais” capazes de prejudicar a leitura no futuro.

2. Organização do banco de dados

Quando você vê aquela pilha de papel sobre sua mesa e precisa consultar um documento em poucos minutos, o que costuma fazer? Olhar folha por folha de forma ordenada ou revirar os papéis e depois organizá-los?

Não há dúvidas de que a organização do banco de dados é importante, porém, se você ainda não utiliza a gestão eletrônica de documentos para essa finalidade, perderá muito tempo procurando por informações que podem estar ao alcance de alguns cliques.

3. Controle das informações

Gerenciar o fluxo de informações de uma empresa não é uma tarefa simples, mas representa uma das maiores necessidades para quem busca crescimento e maior participação no mundo dos negócios.

Se alguém manipula um documento físico, vai levar um certo tempo para você descobrir quem realizou a ação. Porém, se os arquivos digitais forem alterados, o software que gerencia os documentos vai registrar não apenas o autor, mas também o dia, o horário e todas as modificações efetuadas.

4. Sistema de busca avançada e reconhecimento por OCR

Quanto mais documentos você armazenar no GED, maior será a necessidade do recurso de “busca avançada”, que reduz ainda mais o tempo de consultas por informações que geralmente envolvem números, datas e protocolos.

Saber o CPNJ de um fornecedor, resgatar o número de um pedido e checar a data de assinatura de um contrato. Com a gestão eletrônica de documentos, você consegue aplicar critérios de busca otimizados e realiza os procedimentos com maior objetividade e dinamismo.

OCR (Optical Character Recognition) é um recurso tecnológico de identificação de caracteres em arquivos de imagem e o GED Digitaldoc possui o reconhecimento de letras por OCR integrado à ferramenta.

Assim, basta digitar um termo de busca na barra de pesquisas e pronto: a solução de GED Digitaldoc exibirá uma lista com todos os documentos relacionados instantaneamente, promovendo muito mais objetividade nas consultas e na utilização dos arquivos armazenados no software.

5. Sincronia com as tarefas de digitalização

O scanner fará a digitalização e a conversão do formato impresso para o digital, gerando arquivos e alimentado o banco de dados eletrônicos da sua empresa.

É nesse ponto que você precisará de um software que possa armazenar e controlar as imagens capturadas pelo equipamento, até porque estamos falando de “soluções” que garantem mais vantagens e benefícios ao seu negócio.

A implantação do GED permite a sincronia com as tarefas de digitalização e organiza os arquivos para que você não perca tempo nas pesquisas, além, é claro, de ampliar a capacidade de armazenamento para o registro de todos os processos sem qualquer tipo de interferência na qualidade dos documentos na versão digital.

6. Indexação

A indexação (ação de descrever e identificar um documento de acordo com o seu assunto) é um recurso essencial da boa gestão de documentos.

Existem serviços de armazenamento de arquivos que não possuem essa opção, que é uma das mais importantes quando falamos da produtividade que o GED proporciona.

Ao ordenar os documentos em função do tipo, assunto e data, as buscas serão muito mais rápidas e você não terá nenhum problema quando precisar ou mesmo desejar conferir seus arquivos sem o uso da busca avançada.

7. Confidencialidade, Privacidade e Controle de Acesso

Por mais que o software execute todas as funções de gerenciamento, você estará sempre no comando das operações, definindo inclusive quem tem ou não permissão para acessar os arquivos da sua empresa.

Essa é uma questão de extrema importância, visto que a informação é a base de qualquer planejamento estratégico e deve ser gerenciada de forma hierárquica dentro de uma empresa.

Falamos do controle das informações e da privacidade de acesso aos arquivos como vantagens do GED, que tem como prioridade a segurança dos arquivos de acordo com os níveis de acesso estabelecidos. Mas isso também é obrigatório nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (13.709/2018).

A criação de usuários é uma função personalizada que garante ao gestor o controle total de todas as informações armazenadas no GED, proporcionando maior flexibilidade à empresa sempre que houver alguma mudança na relação de usuários que podem ou não utilizar determinado documento.

8. Redução de documentos impressos na mesa de trabalho

A análise de um processo demanda o estudo de muitos documentos que registram as etapas, solicitações e encaminhamentos até sua conclusão.

Você não vai conseguir se concentrar totalmente no seu trabalho com uma mesa repleta de papéis, além do risco de se atrapalhar e até mesmo de danificar algum documento que precisa ser assinado e preservado em via original.

Nas funções de análise e consulta de informações, o GED é a solução ideal para que os processos sejam concluídos com mais agilidade. Mesmo quando você não estiver com os documentos que precisa consultar em mãos.

9. Segurança do acervo e Backup

Existem vários tipos de intervenções que podem prejudicar a qualidade e o sigilo dos documentos armazenados somente em vias impressas.

Garantir a segurança das informações e das ações documentadas de uma empresa por meio da digitalização é uma medida preventiva contra extravios, fraudes e o desgaste natural do papel, bem como outras situações que colocam em risco a preservação das versões originais dos arquivos.

Sem o GED, seus arquivos podem ser extraviados ou mesmo alterados, deixando em risco a segurança das informações da sua empresa e afetando diretamente toda a credibilidade que ela conquistou no mercado.

Por essas e outras razões, a opção de Backup é essencial contra a perda de documentos digitais e mantém a originalidade dos dados contra qualquer tipo de ameaça virtual interna ou externa.

10. Integração com sistemas e ferramentas

O GED é um software que pode ser integrado a vários sistemas e ferramentas de armazenamento de arquivos sem dificuldades.

Essa é mais uma vantagem da solução GED resultante da união de tecnologias que garantem o aumento da produção e a melhora contínua do workflow.

11. Facilidade de operação

Mesmo com o desenvolvimento tecnológico e a automação dos processos, muitas empresas ainda veem o uso de softwares de gerenciamento de informações com certo receio, tanto pela questão da segurança de acesso como também pela dificuldade de uso atribuída por quem não possui muita familiaridade com a operação de sistemas.

O GED não exige do usuário qualquer tipo de conhecimento técnico em software para ser implantado e conta com recursos práticos que facilitam a execução de atividades correspondentes à gestão documental sem a necessidade de treinamentos e manuais de operação extensos.

12. Sustentabilidade

Economizar o uso de papel em impressão e cópias é uma das muitas ações sustentáveis promovidas pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Além de reduzir custos financeiros e colaborar com o meio ambiente, não tenha dúvidas de que sua empresa será bem avaliada no mercado e esse é o grande diferencial para aumentar o número de parceiros que acreditam nas soluções e nas vantagens oferecidas pelo seu negócio.

13. Melhor aproveitamento do espaço físico

Você não precisa manter caixas e mais caixas com documentos em seu escritório por uma questão de necessidade.

É claro que alguns processos devem ser conservados nos arquivos, sobretudo os que possuem certificações dos órgãos públicos e que registram as atividades legais da empresa. Porém, o restante dos documentos, tais como as cópias e planilhas mensais, podem ser preservados em locais externos com empresas especializadas na guarda e na gestão de arquivos físicos.

Dessa forma, o espaço que hoje é reservado para os armários, estantes e gaveteiros poderá ser adaptado para que sua equipe trabalhe com mais conforto e mantenha o escritório organizado sem grandes esforços, algo que ajuda inclusive na redução de custos com serviços terceirizados de limpeza.

14. Qualidade de atendimento ao cliente

Pense no tempo que você levaria para consultar um documento antigo em seus arquivos impressos.

Dependendo da data de emissão e da forma como você armazena o acervo (em caixas, gavetas e pastas), terá que reservar alguns minutos (ou horas) somente para localizar as informações necessárias e, possivelmente, precisará da ajuda de alguém nesse tipo de busca.

Essa é uma das situações que mais afeta a qualidade de atendimento ao público e reduz a participação da empresa no mercado, afinal, a rapidez na prestação de serviços é um posicionamento estratégico que fideliza clientes e sustenta a confiança nas propostas e soluções que uma marca oferece.

15. Competitividade

Uma empresa competitiva consegue atender seu público-alvo com produtos e serviços práticos, além de estar sempre bem posicionada em relação às concorrentes do mesmo setor.

O investimento em tecnologia é um fator muito importante para que a empresa tenha destaque em seu segmento e economize tempo na conclusão de solicitações internas e externas relacionadas aos procedimentos de ordem administrativa.

Quanto mais ágil for o atendimento que a sua empresa oferece no mercado, mais solicitados serão os seus serviços, sendo esta uma das principais vantagens do GED na rotina organizacional à médio e longo prazo.

16. Redução nos custos administrativos

Quantas pessoas são responsáveis por armazenar e gerenciar os documentos da sua empresa?

Com o GED é possível garantir a redução nos custos administrativos sem que a qualidade dos serviços seja prejudicada, até mesmo porque esse tipo de software otimiza o espaço de armazenamento e oferece o recurso de indexação para agilizar ainda mais a busca por documentos salvos em formato digital.

17. Gerenciamento automatizado dos processos

Organização e destreza são qualidades imprescindíveis na atuação dos profissionais responsáveis pelo controle de toda a parte documental de uma empresa.

A atenção quanto às datas de vencimento e de envio de processos para assinaturas e aprovações também exige um cuidado maior sobre como e onde os documentos estão sendo armazenados, considerando a agilidade de acesso em função dos prazos de conclusão estabelecidos e inadiáveis.

O GED reduz o tempo gasto nas buscas manuais de arquivos com base nas definições de prioridades do usuário, tendo como diferencial o controle automático das datas de vencimento de cada processo.

18. Fácil acesso e compartilhamento de informações

A disponibilidade dos arquivos para o acesso em mídias alternativas é mais uma dentre as vantagens de implantação do GED que aumentam a produtividade e tornam o processo de checagem de informações muito mais objetivo e dinâmico.

O GED pode ser integrado facilmente aos sistemas operacionais dos dispositivos móveis, facilitando o acesso aos documentos digitalizados por meio de plataformas que você utiliza diariamente no trabalho.

Assim, é possível acessar os documentos salvos na máquina a partir da sincronização do dispositivo móvel ao software utilizado para gerenciar os arquivos digitalizados da sua empresa.

Além disso, o GED funciona como uma verdadeira rede de informações e interliga uma empresa ao seu público interno e externo através do compartilhamento facilitado de informações. A opção de compartilhamento de informações é definida pelo gestor e promove benefícios essenciais nas etapas de negociação e captação de novos clientes, tendo como base o envio seguro de documentos que sustentam as propostas apresentadas em reuniões e visitas comerciais.

19. Melhorias na comunicação organizacional

Algumas empresas enfrentam problemas relacionados à comunicação interna e externa, mesmo com todos os recursos tecnológicos disponíveis para a troca de informações por meio de mensagens de texto e chamadas de voz.

Ao disponibilizar os documentos digitalizados em uma plataforma capaz de ordená-los segundo os critérios de busca estabelecidos pelo usuário, fica muito mais fácil efetivar a boa comunicação organizacional, evitando possíveis falhas no atendimento aos clientes e atrasos na conclusão dos processos graças à disponibilidade de acesso à informação proporcionada pelo GED.

20. Aumento da produtividade

As empresas estão cada vez mais enxutas e essa realidade exige dos profissionais uma dose extra de organização para que a demanda de serviços seja atendida da melhor forma possível, dentro do prazo estabelecido entre a gerência e cada setor.

É preciso reduzir o tempo empregado em procedimentos burocráticos, visando o aumento da produtividade e o bom desempenho nas tarefas administrativas.

Se os resultados gerenciais da sua empresa estão abaixo do esperado e você ainda não encontrou uma solução eficaz para resolver esta questão, chegou o momento de investir na gestão de arquivos digitais e de aplicar uma nova estratégia de atuação que traga mais rapidez e segurança às etapas de armazenagem e busca dos documentos protegidos pelo GED.

O Digitaldoc organiza as informações de forma prática e intuitiva para que você não se preocupe com a localização dos arquivos. Basta colocá-los no Digitaldoc e realizar as buscas de maneira simples e objetiva, digitando os termos relacionados aos documentos na barra de pesquisas.

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